Directieassistent(e) (f/h/x) – Geco-contract
Voorstelling van het Museum
Het Joods Museum van België nodigt het publiek uit om de veelzijdigheid van Joodse culturen, zowel uit het verleden als het heden te ontdekken door middel van tentoonstellingen die kunst en geschiedenis samenbrengen.
Gelegen in het hart van de Europese hoofdstad, is haar missie het behoud van het Joodse erfgoed van België om het collectieve geheugen levend te houden. Met een gedurfd cultureel programma dat is gebaseerd op universele thema’s, speelt ze een essentiële rol als interculturele bemiddelaar, waarbij ze de waarden van openheid en inclusiviteit uitdraagt.
Haar educatieve werk voor scholen, waarin zij de interculturele en interreligieuze dialoog bevordert, leverde haar in 2020 de Prijs voor Democratie en Mensenrechten op, toegekend door het Parlement van de Federatie Wallonië Brussel.
Doel van de functie
De directieassistent(e) van het Joods Museum van België ondersteunt de Voorzitter en de Directeur van het museum proactief in het beheer van hun dagelijkse activiteiten, waardoor een vlotte coördinatie en nauwkeurige opvolging van interne processen wordt gegarandeerd. Als centraal aanspreekpunt is deze functie essentieel voor het waarborgen van administratieve efficiëntie, het faciliteren van de coördinatie van evenementen, het beheren van relaties met leveranciers en het toezicht houden op praktische aspecten met betrekking tot het onderhoud en de veiligheid van het museum. Deze functie vereist uitzonderlijke organisatorische vaardigheden, een ondernemende instelling, veelzijdigheid en een constante aandacht voor kwaliteit en detail.
Taken en verantwoordelijkheden
1. Agendabeheer
• Proactief en organisatorisch beheer van de agenda’s van de Voorzitter en de Directeur van het museum.
2. Administratief beheer
• Ontvangst en verdeling van inkomende post.
• Opstellen van standaardbrieven, officiële correspondentie en bedankbrieven.
• Opstellen en opvolgen van facturen, inclusief die voor donateurs voor de FOD Financiën en fiscale attesten.
• Administratieve opvolging van subsidies en beheer van de bijbehorende boekhoudkundige stukken.
• Beheer van personeelszaken, contracten en relaties met Actiris en het sociaal secretariaat.
3. Relatiebeheer met leveranciers
• Zoeken naar concurrerende leveranciers en plaatsen van bestellingen voor de werking van het museum.
• Coördineren van aanbestedingen en verzamelen van offertes bij potentiële leveranciers.
4. Ondersteuning bij tentoonstellingen en evenementen
• Logistieke coördinatie voor evenementen, inclusief cateringbeheer binnen de gestelde budgetten.
• Beheer van deelnemerslijsten en afdrukken van bevestigingen voor het team.
5. Gebouwbeheer
• Coördinatie van het onderhoud van het gebouw in samenwerking met de betrokken teams.
• Beheer van relaties met bewakingsdiensten.
6. Ondersteuning van de Raad van Bestuur
• Organisatie van vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering, uitnodigen van de leden en opstellen van notulen.
Gewenst profiel
Vaardigheden en ervaring:
• Minimaal 5 jaar professionele ervaring in een ondersteunende rol, idealiter in de culturele of museale sector.
• Uitstekende beheersing van het Frans en het Nederlands; kennis van het Engels is een pluspunt.
Kennis en vaardigheden:
• Vaardigheid om met diverse doelgroepen te werken en voor een soepele communicatie binnen het team te zorgen.
• Goede kennis van computertoepassingen en beheersoftware (ervaring met collectiebeheersoftware is een pluspunt).
Persoonlijke kwaliteiten:
• Flexibiliteit, veelzijdigheid en organisatorisch vermogen.
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden, proactiviteit en nauwkeurigheid.
Functievoorwaarden
• Geco-contract categorie C (Diploma: secundair onderwijs)
• Voltijds contract van onbepaalde duur (CDI).
Sollicitatieprocedure
Geïnteresseerde kandidaten worden uitgenodigd hun CV en motivatiebrief te sturen ter attentie van Barbara Cuglietta, Directeur, via b.cuglietta@mjb-jmb.org en de heer Philippe Blondin, Voorzitter, via philippe.blondin@outlook.com, vóór 30.11.2024.